Ihre Aufgaben:

• Selbständige Organisation des Sekretariats des Vorstands
• Mitarbeit und Assistenz in allen Aufgabengebieten des Vorstands
• Eigenständige und aktive Mitwirkung in allen Bereichen der Korrespondenz (schriftlich und mündlich) des Vorstands intern wie extern mit Kunden, Lieferanten und Fachverbänden
• Koordination und Organisation von Terminen und Besprechungen im Haus und außer Haus im Umfeld des Vorstands
• Betreuung von Kunden, Besuchern und Gästen im Haus incl. Sicherstellung der Bewirtung
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen sowie Protokollierung und Abstimmung der wesentlichen inhaltlichen Punkte
• Erstellung von Berichten, Auswertungen, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen
• Beschaffung und Auswertung von Informationen, z.B. Einholung von Auskünften bei Verbänden oder externen Spezialisten
• Vorbereitung von Geschäftsreisen incl. der Betreuung/ Koordination aller notwendigen Unterlagen und Formalitäten (Flugtickets, Visa); Erledigung der Reisekostenabrechnung
• Eigenständige Bearbeitung von Projekten für den Vorstand

Ihr Profil:

• Abgeschlossene akademische Ausbildung und mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
• Hervorragende Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS-Office
• Ausgeprägte organisatorische und strukturierte Arbeitsweise
• Gepflegtes, verbindliches und souveränes Auftreten
• Schnelle Auffassungsgabe und Einsatzfreude
• Selbständiges, zuverlässiges und diskretes Arbeiten